La Historia del Archivo General de la Nación
Entrada realizada por: Jenny Lizett Acosta Martinez
En 1868 surge el Archivo Nacional como una dependencia de la Secretaría de Interior y Relaciones Exteriores; hacia 1913 el gobierno colombiano preocupado por la preservación de los documentos, promueve la Ley 4ª llamada de ordenamiento del inventario de archivos, su arreglo y el acceso al público; la Ley 43 del mismo año promueve que se conserven ciertos documentos oficiales.
De igual manera, el Estado consciente de la importancia de mantener y preservar la identidad cultural, expide la Ley 47 de 1920 con la finalidad de proteger el patrimonio documental y artístico, y la refuerza en el año 1936 con la Ley 14, que aprueba el tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural, creando los permisos de importación y exportación para este tipo de objetos asignando responsables para garantizar la tenencia y buen manejo del patrimonio cultural del país.\
La Ley 45 de 1923, que nace de las sugerencias de la Misión Kemmerer, crea la Superintendencia Bancaria y establece las normas para los establecimientos bancarios. Bajo sus observaciones y teniendo presente que los soportes son necesarios en la actividad bancaria, esta norma establece que los documentos bancarios deben conservarse. Posteriormente, en 1932 la Ley 40 reconoce la propiedad por medio de matrículas inmobiliarias que permitían identificar rápidamente la historia jurídica de los inmuebles, también incluyó el Registro y reformas civiles de las personas.
El considerando segundo del Decreto 2527 de 1950, consagra “Que es conveniente darle mayor seguridad a los archivos tanto oficiales de la Administración Pública, como a los demás de interés colectivo, especialmente a los de las instituciones de crédito y las entidades vinculadas a la economía y a la cultura patria”.
En 1981, se promulgan dos Leyes: la 23 por la cual se dictan normas en materia de ética médica, y puntualiza que las historias clínicas deben ceñirse al modelo que establezca el Ministerio de Salud y Protección, convirtiéndose en un registro obligatorio y privado, sometido a reserva, y la Ley 39, la cual crea el comité de Archivo y Microfilmación de Documentos Pertenecientes a la Secretaria de Integración Social.
Posteriormente se expide el Decreto 1333 de 1986, que ordena cuidar los archivos y mantenerlos en perfecto estado en las alcaldías, propiciando la trasparencia en la actividad pública.
En 1989 con la sanción de Ley 80, se crea el Archivo General de la Nación como un establecimiento público del orden nacional adscrito al Ministerio de Gobierno y como ente rector de la política archivística nacional; inició operaciones como establecimiento público en el año de 1992.
Con el Decreto 1777 de 1990, se adoptan los estatutos que rigen la organización y el funcionamiento del Archivo General de la Nación; Diez años después, 1999, mediante el Decreto 1126 de 1999 se reestructura el Ministerio de Cultura, y se cambia la adscripción a este Ministerio enmarcándole dentro de él como un ente autónomo adscrito al mismo.
En el año 1989 se crea el Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 y en el año 2000 se promulga la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, cuyo fin ha sido establecer los parámetros y principios fundamentales que regulan la función archivística en Colombia, aplicándose a las entidades públicas en todos los niveles y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
En el año 2003, mediante la Ley 795, se le asigna a esta Entidad la responsabilidad de administrar los archivos centrales de las Entidades Financieras Públicas en Liquidación. “La administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación, se someterá a lo previsto para las entidades financieras en liquidación por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás normas que lo modifiquen o adicionen. Una vez transcurridos cinco años se deberá realizar la reproducción correspondiente, a través de cualquier medio técnico adecuado y transferirse al Archivo General de la Nación…”. (Artículo 22 y parágrafo).
Para fortalecer el proceso archivístico en toda Colombia, el Gobierno Nacional sanciona el 16 de octubre del año 2012 mediante el decreto 2126 y 2127, y el decreto 1516 de 2013 el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado adecuó su estructura y planta de personal a lo que demanda su ordenamiento jurídico y los compromisos impuestos por las funciones asignadas.
Con ocasión de la promulgación del Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012 "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado", el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN, considera necesario socializar con la comunidad archivística y las instancias que conforman el Sistema Nacional de Archivos – SNA, los aspectos más relevantes de dicha norma.
La Ley 1448 de 2011 en su artículo 160 señala al AGN como miembro del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral Victimas (SNARIV) y en el artículo 144 indica que dentro de las responsabilidades de este Ente Estatal se encuentra la de custodiar los Archivos judiciales en el evento de que la Rama Judicial “lo considere pertinente y oportuno a fin de fortalecer la memoria histórica en los términos de la presente ley”.
A diario todas las organizaciones elaboran una
cantidad muy importante de documentos, estos documentos tienen ciclos, soportan
procesos, reflejan actos, enmarcan planes, articulan la labor de distintas
personas y son la memoria de la organización.
Actualmente
la digitalización de los documentos abre unas inmensa oportunidad de acceder fácilmente
a los mismos, las herramientas de búsqueda de un computador, los software y
aplicativos que permanentemente van evolucionando y la tecnificación de esta gestión,
permite el ágil y trasparente acceso a la información.
