ARCHIVISTICA

Es aquella ciencia que se ocupa de la gestión de documentos, administración y tratamiento técnico de los archivos, así como su función jurídica, administrativa y científica de los mismos.

CONCEPTUALIZACION

Proceso de ordenar, clasificar y conservar de manera adecuada los documentos en un lugar determinado, física y /o digitalmente, a fin de ser localizados de manera rápida y fácil para protegerlos de deterioro o perdida.

UN ARCHIVO se define como acervo o conjunto de documentos generados, reunidos y guardados por una persona, o una entidad publica o privada en el desarrollo de su gestión.

UN DOCUMENTO es la información registrada en cualquier soporte material y forma, es decir, un documento puede ser tanto un acta, una carta, un mapa un mensaje electrónico, discos ópticos, entre otros los cuales forman diferentes tipos de archivos que pueden tener diferentes formas y fechas por ejemplo:

• Archivos audiovisuales
• Fílmicos 
• Sonoros
• Fotográficos
• Informáticos 

Los archivos se deben conservar respetando su orden natural de generación, de manera que sirvan de información y testimonio efectivo para la persona o institución que los produce y para los ciudadanos interesados en su consulta, igualmente para que sean de fuentes para la historia institucional, de los logros y demás aspectos de las sociedades y las personas.

FINES E IMPORTANCIA

" La finalidad de un archivo esta directamente relacionada con las necesidades de su utilización por la Administración para el desarrollo de su gestión y objetivos, y sobre todo para servicio al ciudadano y como fuente de la historia, así los archivos tienen por meta disponer de manera organizada la documentación que conservan, de la manera que mejor permita la recuperación e integridad de la información institucional y su preservación".

Ley general de archivos, Art.  04 y Reglamento General de Archivos de Colombia Art. 01

FUNCIONES

• La principal función del archivo, consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.

• Otra función del archivo es la de ser un Centro activo de información, que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Ademas sirve como medio de consulta, cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También sirve como elemento probatorio cuando el organismo o Entidad pretende demostrar un hecho.

IMPORTANTE NO OLVIDAR!!!!!

LA MISION DE UN ARCHIVO ES EL ACCESO OPORTUNO A DOCUMENTOS DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y CONSERVADOS

Aporte realizado por Sandra Milena Serrano Hoyos.