La Imporatancia de los Archivos en Colombia

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN COLOMBIA

Entrada realizada por: Jenny Lizett Acosta Martinez 

LOS  ARCHIVOS

Concepto: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Según el artículo 4  de la Ley General de Archivos:
Los Archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.  Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la Identidad Nacional.

Tambien son importantes porque nos sirven para:

• Toma de decisiones

• Imagen confiable

• Respaldo legal

• Memoria Institucional

• Fuente Cultural

• Refleja Resultados

• Procedimientos  Únicos

• Historia

OBJETIVOS  DE LOS ARCHIVOS

• Reunir  ordenadamente los documentos de archivo

• Asegurar una perfecta conservación de la información

• Permitir una rápida localización de la información

• Servir la información de manera ágil y oportuna

CUALIDADES  DE LOS ARCHIVOS

• Económicos:  deben servir a las necesidades de la empresa

• Simples: La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla  posible
• Funcionales: deben permitir efectuar con rapidez las operacones de archivar y consultar
• Exactos: deben reducir al máximo las posibilidades de archivar documentos equivocadamente
• Técnicos: deben dejar el menor número de casos dudosos a decisión del encargado, por lo tanto, no deben depender de la memoria de quien archive.

FINES  DE LOS  ARCHIVOS
Los archivos estan llamados a ser:

• Centros activos y dinámicos de información: Porque conservan el patrimonio historico de la empresa

•  Centros vitales de estudio e investigaciones: Por ser una fuente primaria. Aunque exista información editada, el archivo siguesiendo el depósito de los documentos originales

•  Centros de desarrollo de la empresa y del país: Aportan su eficaz ayuda a la gestión administrativa; y su aporte en los ámbitos: Social, económico, educativo, cultural, religioso y político, para el desarrollo del país no se hace esperar.

Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información Institucional sea recuperable para uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia

FUNCIONES  DE LOS  ARCHIVOS

- Ser memoria corporativa: La memoria de la empresa no debe depender de la memoria fugaz de los empleados.

- Soportar la toma de decisiones: Una buena decisión siempre depende de una buena información.  Por ello, las decisiones basadas en políticas y procedimientos definidos requieren de información registrada en documentos.

-  Proveer soporte para posibles reclamaciones: En los archivos se encuentra la información que se requiere para defender los intereses de la entidad ante eventuales reclamaciones.

-Contribuir a la eficiencia de la empresa: La información que se administra en los archivos permite evaluar alternativas.

- Cumplir con los requisitos legales y normativos: Las entidades deben cumplir con regulaciones estrictas emanadas del Estado en cuanto a la retención de documentos. El no cumplimiento de las normas puede acarrear sanciones económicas.

- Preservar la historia de la empresa: Los documentos registran información del pasado para el futuro. La pérdida de documentos altera la realidad, porque se tendra que partir de su puestos.

Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:

Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.