La Importancia de la Gestión Documental

Actividad indispensable dentro de la organización

A diario todas las organizaciones elaboran una cantidad muy importante de documentos, estos documentos tienen ciclos, soportan procesos, reflejan actos, enmarcan planes, articulan la labor de distintas personas y son la memoria de la organización.

Toda la funcionalidad mencionada le da a la gestión documental una gran relevancia al interior de la organización. No gestionar adecuadamente los documentos desgasta la operación dentro de la organización, incide en la calidad del servicio, genera riesgos jurídicos, fiscales y dificulta el control. 

Actualmente la digitalización de los documentos abre unas inmensa oportunidad de acceder fácilmente a los mismos, las herramientas de búsqueda de un computador, los software y aplicativos que permanentemente van evolucionando y la tecnificación de esta gestión, permite el ágil y trasparente acceso a la información.

La gestión documental tiene incidencia en el ejercicio del principio de transparencia, reglamentado incluso para las entidades públicas, como por ejemplo en el Decreto 2482 de 2012, que establece un Modelo Integrado de Planeación y Gestión,  o la Ley 712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información, normas que promueven la gestión documental y procuran garantizar el acceso a la información pública.

publicado por José Ignacio Bejarano