INVENTARIOS DOCUMENTALES

Dentro de los distintos sistemas de recuperación de la información uno de los más conocidos y utilizados es el inventario, como una relación del patrimonio documental de una institución, estado o nación; algunos autores sostienen que el inventario es un listado de documentos depositados en un archivo, otros se acercan más a la verdadera función del inventario al decirnos que sirve de control y existencia así como la ubicación de los documentos. En el Acuerdo 007 de 1994, el Archivo General de la Nación determina que los inventarios documentales son “instrumentos que describen la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo las series documentales”. Por otra parte, en el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se establece que “es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”. Para ello el Archivo General de la Nación ha regulado un formato único de inventario documental.

Los inventarios se efectuaban en la antigüedad escribiendo los asientos sobre libros. El problema es que no se podía intercalar asientos; además, la producción documental era bastante reducida. En nuestros tiempos, realizar un trabajo de estos requiere de un mayor número de personas encargadas de llevar los registros, incidiendo en los costos. En términos generales, el fin principal de esta herramienta consiste en probar la existencia de los documentos.

Aporte realizado por: Laura Ximena Gomez Alvarez